যেকোনো ব্যবসায়ের জন্য বুককিপিং বলতে শুধুমাত্র রেকর্ড রাখা নয়। একজন বুককিপার জানেন আপনার ব্যবসায়িক লেনদেনের সঠিক প্রয়োগ কিভাবে করতে হয় এবং তার প্রতিফলন ঠিক কি হওয়া উচিত। প্রতিষ্ঠানের ধরন অনুযায়ী তার হিসাবের ব্যবহার/এপ্লিকেশন ভিন্ন হয়ে থাকে। যেমন ধরুন, ল’ ফার্ম এর বুককিপিং। এখানে অন্যান্য ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের একাউন্টস থেকে এর পার্থক্য হচ্ছে এখানে ব্যবসায়িক একাউন্টের বাইরেও একটি অতিরিক্ত একাউন্ট পরিচালনা করতে হয়, সেটি হচ্ছে ক্লায়েন্ট একাউন্ট। মূলত, ল’ ফার্মের কাছে ক্লায়েন্টের টাকা প্রাথমিকভাবে একটি দায়/ লায়াবিলিটি। যতক্ষন পর্যন্ত ক্লায়েন্টের কাজ/কেইস নিষ্পত্তি না হচ্ছে, ততক্ষণ পর্যন্ত এই হিসাবের টাকা ব্যবসায়িক কাজে ব্যবহার করা যাবেনা। এবং এই ক্লায়েন্ট একাউন্টের প্রত্যেকটা ট্রান্সেকশনের হিসাব অত্যন্ত নিখুঁতভাবে রাখতে হবে যেন একজন ক্লায়েন্টের টাকা অন্য আরেকজনের লেনদেনের সাথে মিশে কোন জটিলতা না বাড়ায়। তাহলে মূল পার্থক্য টা এখানেই অন্যান্য ব্যবসা প্রতিষ্ঠান এর হিসাব পরিচালনার ক্ষেত্রে যেটি শুধুমাত্র একজন লিগ্যাল বুককিপারই পারেন দক্ষতার সাথে এবং যথাযথভাবে সেটির পরিচালনা করতে।
একেবারেই যাবেনা, কি কি ভুল হওয়া উচিত নয় এই লিগ্যাল বুককিপিং এর কাজ করার সময়।
১. ট্রাস্ট একাউন্টে টাকা ডিপোজিট হওয়ার মানেই আপনার ব্যবাসায়ের/ল’ ফার্মের জন্য সেটা ইনকাম নয়। এটাকে ইনকাম হিসাবে দেখানো যাবেনা।
২. কোনভাবেই ট্রাস্ট একাউন্ট থেকে ব্যবসায়িক কাজের জন্য ফান্ড উইথড্র করা যাবেনা।
৩. প্রতি মাসে ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন করা মিস করা যাবেনা। আবার, রিকনসিলিয়েশন শেষে রিভিউ করতে ভুলে গেলেন, সেটা আরেকটা ভুলের শুরু এবং পরবর্তী ভোগান্তি।
৪. আপনি সমস্ত ক্লায়েন্টের লেনদেনের হিসাব একসাথে মিক্স করে ফেলেছেন এবং ক্লায়েন্ট অনুযায়ী আলাদা আলাদা হিসাব রাখেন নি। স্বাভাবিকভাবেই, এতে করে ক্লায়েন্ট ট্রান্সেকশন যথাযথভাবে ট্র্যাক করা অসম্ভব হয়ে পড়বে। এটাও করা যাবেনা।
৫. ক্লায়েন্টওয়াইজ ব্যাক আপ ফাইল না রাখা। প্রত্যেকটা ক্লায়েন্টের নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট রাখতে হবে যেনো প্রত্যেকটা হিসাবের তথ্য আপনার কাছে থাকে এবং তা যেকোনো সময় আপনি দেখাতে অথবা পরবর্তী কাজে ব্যব্যবহার করতে পারেন।
